Im Adressmodul unterscheiden wir grundsätzlich zwischen Adressen für
•Personen
•Firmen
oStammadresse
oFilialen
▪Kontaktpersonen
Das Programm lädt Excel-Dateien, keine .csv
Download der Excel-Vorlage: hier herunterladen
Für den Import von Personendaten haben wir einen Excel-Upload programmiert. Aus eigener Erfahrung gehen wir davon aus, dass viele Mandanten die eigenen Adressen in einem spezialisierten Adressverwaltungsprogramm pflegen. Um die Synchronisierung zwischen dem eigenen Adressverwaltungsprogramm und der Drehscheibe zu unterstützen, haben wir jeder Personenadresse in der Drehscheibe ein Feld "interne Nummer" zugeordnet. Die Idee dahinter ist folgende: Die Adressen im eigenen Adress-Programm wird in den allermeisten Fällen im Programm unter einer eindeutigen Nummer (ID) abgespeichert. Wenn diese interne ID beim Export der Adressen (in eine Excel Blatt) mitgegeben wird und der Drehscheibe diese Nummer bekannt ist, funktioniert der regelmässige Update, die Pflege der Adressen absolut problemlos.
Folgende Datenelemente müssen / können hochgeladen werden:
number, firstname, name, street_and_number, country, postal, city, phone_private, phone_company, mobile_private, mobile_company, email_private und email_company
Die Datenelemente müssen im Excel in der obigen Reihenfolge vorliegen.
Die hochgeladenen Daten werden analysiert:
Pflichtfelder sind: firstname, name, street_and_number, postal und city
Telefonnummern: müssen den internationalen Konventionen entsprechen (+41 79 401 49 93), die Leerschläge oder Gruppierungen der Nummer spielen hingegen kein Rolle.
E-Mail Adressen: Müssen der Konvention entsprechen: test@domain.endung
Vermeidung von Dubletten (doppelt vorhandene Adressinformationen für die gleiche Person)
Upload in den Mandanten HECH |
Upload in einen Mandanten ≠ HECH |
•nur durch (Super)-Admin |
Upload durch Berechtigte (Rollen 2 bis 5) |
•die interne ID Nummer wird nur für eigene Datensätze zur Dublettenprüfung herangezogen |
•die interne ID Nummer wird nur für eigene Datensätze zur Dublettenprüfung herangezogen |
•Dubletten werden in HECH und in allen Mandanten gesucht |
•die ausserhalb des eigenen Mandanten gefundenen Dubletten werden nicht importiert |
•Dubletten werden in den Mandanten HECH gehoben, zur Mitbenutzung markiert und aktualisiert |
•im eigenen Mandanten bereits bekannte Datensätze werden aktualisiert |
Upload durch einen SuperAdmin Dubletten werden in den Mandanten HECH gehoben, zur Mitbenutzung markiert und aktualisiert |
Es können nur Uploads eingelesen werden die ohne Fehler analysiert worden sind.
Mutation der Personendaten in der Datenbank
o Sind die Daten im Excel und in der Datenbank gleich, passiert nichts;
o Ist ein Feld im Excel leer aber es hat in der Datenbank im gleichen Feld einen Wert drin, passiert nichts;
o Bei Unterschieden zwischen den Daten im Excel und in der Datenbank werden die Daten in der Datenbank mit dem Excel-Wert überschrieben.
ACHTUNG – kein Rollback möglich
Ein verarbeiteter Upload von Daten kann nicht zurückgestellt werden.
